De primaire functie van de module “Aanwezigheidsbord” is te kijken welke werknemers aanwezig zijn. Daarnaast kan je ook nog kijken waarom werknemers niet aanwezig zijn aan de hand van de verschillende statussen:

·         Boek ↓ : de werknemers is reeds ingeklokt en dus aanwezig.

·         Boek ↑ : de werknemers is reeds uitgeklokt en dus niet meer aanwezig.

·         Verwacht: de werknemer wordt op basis van zijn geplande dagrooster verwacht maar is (nog) niet aanwezig.

·         Afwezig: de werknemer heeft een afwezigheidscode ingezet en zal dus niet aanwezig zijn.

·         Niet verwacht: de werknemer wordt op basis van zijn geplande dagrooster niet verwacht.

·         In pauze: de werknemer is momenteel in pauze.

De module “Aanwezigheidsbord” is te vinden op volgende plaats: “Output / Monitoring / Aanwezigheidsbord”

Lay out van het scherm

Het cijfer tussen haakjes na de status, geeft aan hoeveel medewerkers deze status hebben.

In het scherm zijn een aantal acties die ondernomen kunnen worden.

·         “Selectie” : binnen de toegewezen populatie kan je hier nog extra filters gaan toepassen via het “verrekijkertje”. Dit zijn de selecties die ook in de andere schermen beschikbaar zijn

·         “Start” en “Stop” : met de systeeminstelling “Refresh periode” kan je instellen om de hoeveel seconden het scherm automatisch wordt ge-updatet. Het is ook mogelijk om deze functie default te activeren (systeemparameter “Auto start refresh”)

·         “Refresh” : je kan het scherm manueel refreshen door op deze knop te duwen. Het scherm geeft de situatie weer van het bijhorende tijdstip, zijnde de laatste update. Ook bij een automatisch refresh wordt hier het tijdstip van de laatste refresh getoond.

·         Mode : er zijn verschillende modus die kunnen worden weergegeven: “Bord tijd” of “Tijdsverloop tijd”. Er is ook een systeeminstelling “Visualisatie” om de default op te starten in één van deze modes. Zie verder voor specifieke informatie hierover.

·         Sorteer volgens : er zijn hier verschillende sortering mogelijk waarop de werknemers worden getoond in op het scherm. Er is ook een systeeminstelling “Werknemers sorteren op (default)” beschikbaar waarmee je de default sortering bij het opstarten van het scherm kan instellen.

·         Afdeling : je kan hier filteren op afdeling. Enkel de medewerkers van de desbetreffende afdeling (of onderafdeling) worden dan getoond. Ook hier kan je weer een default afdeling instellen via systeeminstelling “Afdeling”. Of je enkel de medewerkers van de afdeling zelf of ook de medewerkers van een eventuele subafdeling wil laten zien, kan je bepalen via systeeminstelling “•        Afdelingshierarchie: toon allle sublevels”.

·         Status : via status kan je kiezen welke status van de medewerker je wil laten zien. (Aanwezig, Afwezig, Verwacht, Niet verwacht, in pauze). Zie verder voor specifieke informatie hierover.

·          (volledig scherm) : Het scherm van de applicatie wordt volledig getoond als aanwezigheidsbord. De frames aan de zijkant (menu) en aan de bovenkant van het scherm (logo, gebruikersrol, …) verdwijnen allemaal. In deze mode krijgt het icoontje een oranje achtergrond.  Door hierop te klikken keer je terug naar de normale mode.

·         Popup : Het aanwezigheidsbord verschijnt als popup in de applicatie. Je kan dus verder in de applicatie navigeren zonder het aanwezigheidsbord te moeten afsluiten.

Algemene Systeeminstellingen

Naast alle verder besproken systeeminstellingen zijn er nog een aantal generieke systeeminstellingen mogelijk. Alle systeeminstellingen in verband met de module “Aanwezigheidsbord” zijn te vinden op volgende plaats: “Systeembeheer / Instellingen / Instellingen / Gemeenschappelijk / Aanwezigheidsbord”.

·         Dataprofiel : afhankelijk van je login profiel heb je rechten om eventueel een beperkte groep van mensen te beheren / bekijken. Met deze parameter kan je dat profiel eventueel verder inperken.

·         Gebruik paging : bij een grote hoeveelheid medewerkers kan je kiezen om de medewerkers niet te tonen op 1 pagina, maar op meerdere pagina’s.

·         Periode om te swappen tussen de pagina’s : wanneer je gebruik maakt van “Paging” kan je instellen hoe snel er van de ene naar de andere pagina wordt overgegaan (default = 5 seconden)

·         Tijd/toegang - toon afdelingen als afzonderlijke headers : De omschriijving van de afdeling wordt getoond, maar enkel bij de sortering “AfdelingID, Achternaam, Voornaam” én met de status “---“.

·          Tijd/toegang - gebruik de kleur van de afdeling als achtergrond : bij de definitie van afdelingen, kan je een kleurcode meegeven per afdeling. Je kan deze kleurcode als achtergrond gebruiken als extra informatie.

 of 

·         Tijd – toon dagrooster afkorting voor namen : door deze optie te activeren wordt de afkorting van het dagrooster steeds getoond voor de weergave van de naam. Dit geldt voor alle statussen en zowel in modus “Bord tijd” als “Tijdsverloop tijd”

 of 

·         Speciale functie-markering : Medewerkers kunnen gemarkeerd worden indien het hier gekozen vrije veld (van het type Boolean) in hun werknemersfiche aangevinkt is. (Bijvoorbeeld om te weten welke EHBO-ers er aanwezig zijn.

·         Toon foto van werknemer : Je hebt de mogelijkheid om niet alleen de namen, maar ook de foto van de werknemer te tonen. Dit is enkel van toepassing in de mode “Bord tijd”.

·         Verberg legende : de kleurlegende met de verschillende statussen wordt niet meer getoond. Deze balk verdwijnt dus.

·         Kleuren van de verschillende statussen : de verschillende statussen hebben een default kleur. Deze kan naar eigen keuze worden aangepast.

 Status

Onderstaande statussen kunnen worden geselecteerd in het scherm via de hierboven beschreven actieknop “Status”.

Daarnaast is er een systeeminstelling “Status” waarmee de default gekozen status kan worden ingesteld.

Status “---"

Door als status de optie “---” te selecteren, toon je alle medewerkers met hun verschillende statussen in 1 overzicht. Vaak is het handiger om 1 bepaalde status te kiezen. Hieronder vind je de verschillende statussen, met eventuele instellingen die typisch zijn voor deze status.

Status “Boek ↓”

De werknemers is reeds ingeklokt en dus aanwezig. Dit is erg handig voor de ‘receptie-functie’ zodat je meteen kan zien wie reeds aanwezig is.

Je kan de evaluatie voor de ‘Boek IN’ ook beperken tot boekingen op bepaalde tijdregistratielezers op basis van de systeeminstellingen “Tijd-netwerkelementen” en “Tijd-netwerkelementgroepen”.

1. “Toon tooltip met laatste boekingstijd” : als je met de muis over de naam van de medewerker hovert, krijg je bepaalde informatie te zien. Met deze systeeminstelling kan je bepalen of je het effectieve boekingstijdstip wil tonen of niet.

1. “‘IN’ boeking verouderd na” : om te vermijden dat medewerkers die vergeten uit te klokken als “ingeboekt” blijven staan in het aanwezigheidsbord, kan je een tijdsduur opgeven waarna medewerkers zonder uitboeking uit de lijst worden genomen (tot een volgende IN-boeking)

1. “‘IN’ boeking verouderd na vast tijdstip” : analoog aan de vorige systeeminstelling kan je in plaats van een tjidsduur ook een effectief tijdstip ingeven. Vanaf dat tijstip worden alle medewerkers uit de lijst gehaald (tot een volgende IN-boeking)

Status “Boek ↑”

“Toon tooltip met laatste boekingstijd” : als je met de muis over de naam van de medewerker hovert, krijg je bepaalde informatie te zien. Met deze systeeminstelling kan je bepalen

Status “Verwacht”

De werknemer wordt op basis van zijn geplande dagrooster verwacht maar is (nog) niet aanwezig.

Dit kan eventueel verder worden gespecifieerd aan de hand van syteeminstelling “Roosterintervaltypegroep”: in dat geval wordt aangegeven dat iemand ‘verwacht’ is op basis van de roosterintervaltype(s).

Voor roosteroverschrijving (bv op niet-werken dagen) of verlening van een dagrooster kan de status ‘Verwacht’ worden afgetoetst aan bepaalde “werken-codes” via de syteeminstelling “Aanwezigheden”. Stel dat iemand op een roostervrije dat wordt ingepland aan de hand van een code uit de groep “Aanwezigheden”, wordt de werknemer toch als ‘Verwacht’ getoond.

Status “Afwezig”

De werknemer heeft een afwezigheidscode ingezet en zal dus niet aanwezig zijn.

Om aan te geven welke dagresultaten bepalen of iemand “afwezig” is, wordt bepaald aan de systeeminstelling “Afwezigheden” waaraan je een dagresultaatgroep kan koppelen die aangeeft of iemand afwezig is of niet.

In de mode “Tijdsverloop tijd” kan je meer informatie verkrijgen over de afwezigheden. De gekleurde balk geeft aan op welke tijdstippen de afwezigheid is ingepland op basis van de theoretische ST-tijden in het dagrooster. De kleur van deze balk wordt overgenomen van de kleurcode van het dagresultaat dat is ingezet.

Verdere details kunnen eventueel getoond worden aan de hand van een aantal systeeminstellingen:

1. Tijdslijn – toon omschrijving van afwezigheden : de omschrijving van de afwezigheid (bv “Wettelijke Vakantie”) wordt getoond in de afwezigheidsbalk.

1. Tijdslijn - toon afkorting van afwezigheden : de afkorting van de afwezigheid (bv “WV”) wordt getoond in de afwezigheidsbalk.

1. Tijdslijn – toon commentaar bij deze afwezigheden : de ingegeven commentaar (bv “Geniet van je vakantiedag !) wordt getoond in de afwezigheidsbalk. Bij deze parameter moet worden aangegeven bij welke afwezigheden de commentaar moet worden getoond. Dat kan dus een kleinere groep zijn dan de getoonde afwezigheden.
   

Status “Niet verwacht”

De werknemer wordt op basis van zijn geplande dagrooster niet verwacht.

Status “In pauze”

De werknemer is momenteel in pauze. Het feit of een werknemer in pauze is of niet wordt bepaald aan de hand van de systeemparameter “In pauze: funtietoetsgroep”. De hier aangegeven functietoetsen bepalen of een medewerker in pauze is.

Systeeminstellingen specifiek voor mode “Tijdsverloop tijd”

1.  Tijdslijn – starttijd : start van de tijdslijn in uren (min. 00:00). In dit voorbeeld is de ingestelde (default) waarde 08:00.

1.  Tijdslijn – stoptijd : einde van de tijdslijn in uren (max 24:00). In dit voorbeeld is de ingestelde (default) waarde 19:00

1.  Tijdslijn - kleur huidig tijdstip vertikale lijn : in de tijdslijn wordt steeds een vertikale lijn getoond om het huidige tijdstip aan te duiden. In dit voorbeeld is dit (default) orange.

1. Tijdslijn – skip boekingen : Werknemers die via virtuele klok, IVR of mobiel boeken zijn niet echt aanwezig en dienen optioneel in het aanwezigheidsbord geskipped te worden. Met deze parameter kan je boekingen skippen afhankelijk van de manier waarop de boeking tot stand is gekomen.