Algemeen principe

Importeren van CSV-bestanden volgt steeds hetzelfde principe. Elke kolom van het CSV- bestand wordt in principe geïmporteerd tenzij de kolom overbodig is, want dan kan deze ook geskipt worden. De import loopt van kolom A tot en met Z. In deze volgorde zal er ook betekenis moeten gegeven worden aan de kolommen via ‘import items’. 

Import: Algemene parameters (tab 1)

Bestaande imports kunnen bewerkt of gekopieerd worden. Wanneer ervoor gekozen wordt om een bestaande import te bewerken in plaats van te kopiëren, is het belangrijk om te weten of hier een automatische import aan gekoppeld is. Wanneer dit het geval is, zullen de instellingen van die import uiteraard ook wijzigen.

Wanneer een nieuwe import aangemaakt wordt, moet het importtype steeds geselecteerd en bewaard worden vooraleer de rest van de import zichtbaar gemaakt wordt. Op basis van deze keuze zullen de importvelden namelijk onderaan verschijnen.

  

Verklaring van de belangrijkste velden:

·         Import:

Bij elke nieuwe import wordt een uniek ID automatisch door het systeem aangemaakt.

 

·         Descriptions:

Vrij te kiezen omschrijving(en) van de import. Doorgaans wordt er gekozen om hier te definiëren wat er geïmporteerd zal worden.

 

·         Import type:

Hier wordt bepaald welke data er geïmporteerd zullen worden: gegevens over werknemers, dagroosters, afdelingen, … 

 

·         Import format:

Het type formaat van het te importeren bestand, meestal wordt CSV gebruikt.

 

·         Import file:

Via dit veld kan het bestand met de gewenste data opgeladen worden. Door achteraan op het mapje te duwen, verschijnt een pop-up venster. Via de knop ‘upload new document’, kan het juiste bestand gekozen worden waardoor het in de ‘file manager’ terechtkomt. Wanneer het juiste bestand tot slot geselecteerd wordt, verschijnt het achter ‘import file’.

 

  

 

·         Logfile:

Bij het uitvoeren van een import zal achterliggend ook altijd een ‘log’ bestand aangemaakt worden. De voortgang en eventuele foutmeldingen van de import worden hierin opgenomen.

De naam van het bestand mag hetzelfde zijn als de naam die gegeven werd aan de import file, maar de extensie zou hier ‘log’ moeten zijn in plaats van ‘csv’. Logbestanden kunnen achteraf altijd nog geconsulteerd worden door achteraan het mapje te selecteren en de file te downloaden.

 

·         Separator (CSV):

In een bestand van het type ‘CSV’ worden de verschillende kolommen gescheiden door een vast teken.  Dat vast teken is vrij instelbaar, maar vanuit Excel is ‘;’ het meest aangewezen en de standaard waarde.

  

In excel moet het bestand bijgevolg opgeslagen worden onder ‘CSV’.  

 

·         Skip/Join/Split columns:

Het csv-bestand kan van lay-out wijzigen via het gebruik van deze velden. Soms is het bijvoorbeeld niet nodig om alle kolommen te importeren. In dat geval kan ‘skip columns’ ingevuld worden met de nummers van de kolommen die overgeslagen mogen worden. 

Wanneer bijvoorbeeld kolom A en B niet geïmporteerd moeten worden, mogen kolom 1 en 2 geskipt worden en is het nodig om ‘1,2’ te noteren achter dit veld.

Wanneer bijvoorbeeld kolom A tot en met kolom D niet geïmporteerd moeten worden, dan zijn er twee mogelijke manier om dit te noteren, namelijk ‘1, 2, 3, 4’ of ‘1-4’.  

Wanneer bijvoorbeeld kolom A tot en met D en G tot en met I overgeslagen mogen worden in de import, dan is het nodig om te kiezen uit: ‘1, 2, 3, 4, 7, 8, 9’ of ‘1-4, 7-9’

 

·         File encoding:

Bestanden kunnen aangemaakt worden met verschillende soorten karaktersets.  Dit is vooral van belang bij het gebruik van speciale karakters. Wanneer een bestand vanuit Excel geïmporteerd wordt, is het nodig om in dit veld ‘Windows-1252’te selecteren.

 

 

·         Date format:

Het formaat waarin de datum staat in het bestand dat geïmporteerd wordt.

o   yyyy: het jaartal

o   MM: de maand

o   dd: de dag

 Dit formaat kan dus aangepast worden waardoor het bestand zelf niet gewijzigd moet worden, maar pas op want dit veld is hoofdlettergevoelig.

 Voorbeelden:

o   yyyy-MM-dd: de data worden gegeven als 2014-12-31

o   dd/MM/yyyy: de data worden gegeven als 31/12/2014

 

·         Timestamp format:

Ook het formaat van het tijdstip kan gewijzigd worden maar dit is enkel van toepassing bij het inlezen van priktijden.

 

·         Start from row:

Wanneer data geïmporteerd wordt vanuit vb. Excel, dan is de 1^ste rij vaak een header.  Deze rij kan genegeerd worden in de import door in dit veld de waarde ‘2’ in te vullen. Bij een document zonder header, moet in dit veld ‘1’ ingevuld worden.

 

TIP: vooraleer een volledige lijst te importeren kan het interessant zijn om een controle uit te voeren. Dit kan door als rijnummer de laatste rij uit het bestand te nemen. Zo zal enkel deze lijn geïmporteerd worden en kan er nagegaan worden of alles correct verliep.

 

·         Delete import file:

Wanneer dit aangevinkt wordt, zal na de import het bestand verwijderd worden van de server.

 

·         Rename importfile:

Wanneer dit aangevinkt wordt, kan na de import aan het bestand een andere naam gegeven worden.

 

·         Unique logfile:

Wanneer dit aangevinkt wordt, zal bij de import een unieke extensie aan het logbestand gegeven worden.

 

·         Overwrite logfile:

Wanneer dezelfde naam gegeven is aan het logbestand, wordt bij elke import het logbestand aangevuld met de output van de nieuwe import. Als dit vinkje wordt aangeduid, dan zal het bestand overschreven worden in plaats van aangevuld.

  

Import: Unieke sleutel bij import items (tab 2)

Het importeren van werknemer(gegeven)s kan op verschillende manieren. Wanneer het gaat om een update van gegevens, zal altijd een sleutel nodig zijn om de werknemer te herkennen. Deze sleutel kan het werknemer-id (1), het personeelsnummer (2) of een unieke vrij veld waarde zijn.

 

 

Werknemer-id

 Wanneer gekozen wordt voor werknemer-id als unieke sleutel, volstaat het om ‘employee id’ als rij toe te voegen en vervolgens alle velden die geïmporteerd moeten worden.

 

 

Personeelsnummer

Wanneer gekozen wordt voor het personeelsnummer als unieke sleutel, is het nodig om te controleren welke contractnummer (3) er bij iedereen ingevuld staat. Wanneer dit verschillend van ‘1’ is, zal de unieke sleutel een combinatie van het personeelsnummer en het contractnummer moeten zijn. Wanneer dit wel ‘1’ is, volstaat het om de ‘employee code’ in te vullen in het bestand, gevolgd door de te importeren velden.

 

Unieke vrij veld waarde

 Wanneer de unieke vrij veld waarde gebruikt wordt, moet in tabblad 1 aangegeven welk vrij veld hiervoor gebruikt zal worden. Dit kan bijvoorbeeld een intern nummer zijn.

 

 Hierna moet ditzelfde veld gedefinieerd worden bij import items achter ‘employee code’. De te importeren velden volgen ook hier in de rijen onderaan.  

 

 

Import: Vrije velden bij import items (tab 2)

Bij het importeren van vrije velden, die gekoppeld zijn aan een keuzelijst, kan de omschrijving zelf geïmporteerd worden of de sleutel van het keuzelijst item. Bij het importeren van de omschrijving zelf, moet in de import zowel het vrij veld, de keuzelijst als de taal van de omschrijving meegegeven worden. Het item wordt als nieuwe waarde toegevoegd aan de keuzelijst wanneer de waarden niet 100% met elkaar overeenstemmen, vb. door een andere schrijfwijze.

 

Bijvoorbeeld:

 

 

Wanneer men niet op omschrijving importeert, maar rechtstreeks op de ID van de keuzelijst, moet enkel het vrij veld gedefinieerd worden.

 

Bijvoorbeeld:

 

Mogelijke foutmeldingen

Na het starten van de import, opent er een nieuwe tab met de logging. Deze logging is ook toegevoegd aan het bestand dat gekoppeld werd aan “logbestand”.

Wanneer alles goed is verlopen, zal onderaan “finished import” komen te staan. Het kan echter dat de opzet van de import niet correct gebeurde waardoor foutmeldingen worden gegeven. Hieronder worden enkele voorbeelden gegeven.